Privacy policy

Personvernserklæring Coworking og møte

Innledning Vi er opptatt av du som kunde skal ha tillitt til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvorfor vi samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern. Bruk av personopplysninger må følge personopplysningsloven. Vi, som behandlingsansvarlig, vil sørge for at vi bruker personopplysninger om deg i samsvar med lovens regler.

Hvem er vi? Med «Vi» menes selskapene som er listet opp under. Som kunde kan du tilhøre ett eller flere av disse selskapene avhengig av lokasjon. De ligger alle under 4Service Gruppen AS som overbyggende selskap og personvernerklæringen er den samme for alle. Selskapet du handler hos vil være behandlingsansvarlig for ditt kundeforhold. • 4Service Gruppen AS, 897 392 232 • 4service Facility AS, 990 035 946

Vår rolle i Coworking 4Service er eier av konseptet INC, som er vår Coworking og møte/konferanse. Vi arbeider med konseptene på to forskjellige måter. Enten driver vi for gårdeier og de eier leietakere, eller så leier vi lokaler av gårdeier hvor vi både driver og eier leietakere.

Hvilke personopplysninger lagrer vi? Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, Informasjon oppstår enten når det registreres en brukerkonto i Nexudus Space, gjennom bruk av våre tjenester, gjennom din registrering i Nexudus eller ved abonnering på nyhetsbrev. har vi disse opplysningene om deg: • e-postadresse • fornavn og etternavn • adresse og mobiltelefon • et bilde av personen som benyttes til identifisering av den enkelte bruker • arbeidsgiver • avdeling • faktura adresse • bestillinger og kjøp gjennomført av den enkelte bruker

Hva er Nexudus? Nexudus er systemet hvor vi administrerer medlemmer som leier kontorlokaler av oss og fungerer som vårt bookingsystem for våre møterom på lokasjonene. Det er både interne og eksterne kunder som bruker dette systemet. Det er vi som behandler all data for kundene når de bruker Nexudus. Mer informasjon vedrørende Nexudus samt deres personvernserklæring finner du her: https://help.nexudus.com/docs/privacy-policy

Hva bruker vi personopplysningene til? Vi bruker dine personopplysninger til å: 1. Tilby nettsider for bookinger av våre tjenester og salg av mat og drikke tilpasset utstyret du bruker for å koble deg på internett. 2. Gjennomføre bookinger, matbestillinger og levere mat til deg på riktig adresse. 3. Opprette brukerkonto for å gi deg oversikt over alle dine bestillinger samt tilrettelegging for at du ikke behøver å skrive inn opplysningene hver gang du besøker oss. Samt identifisere at det er riktig bruker av tjenesten (i forhold til bilde)
4. Yte kundeservice hvis du kontakter oss med spørsmål eller tilbakemeldinger. 5. Utarbeide statistikk og kartlegge markedstrender for å tilby gode produkter til rett tid og i rett sesong. 6. Markedsføre nye produkter og kampanjer til deg, under forutsetning av at du har samtykket til det. Behandlingsgrunnlaget for punktene 1, 4, 5 og 6 er for å kunne tilby, videreutvikle og markedsføre våre tjenester. Behandlingsgrunnlaget for punktene 2, 3 og 4 er for å oppfylle vår kontrakt med deg som kunde. Behandlingsgrunnlaget for punkt 6 gjelder kun dersom du har gitt oss samtykke til det. Dersom du ikke har fått mulighet til å gi samtykke, eller du har tatt bort ditt samtykke, bortfaller vårt behandlingsgrunnlag for punkt 6.

Hvem deler vi personopplysningene med? Vi benytter følgende databehandlere for dine opplysninger: • Nexudus Ltd, 09772435, for programvaren Nexudus Spaces som brukes for booking av coworking.

• Izy AS, 922 177 775, for integrasjon mellom Nexudus og våre systemer for automatisk fakturering • Appfarm AS 919 697 199, som leverandør av vår digitale tjenesteplattform som håndterer datastrøm inn og ut av våre kjernesystemer, som f.eks. ERP/regnskap. • ØkonomiBistand AS, 983 949 150, som er vår partner inn mot regnskapssystemene fra Visma. Her lagres alle ordrer i henhold til regnskapsloven.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger? Vi lagrer opplysninger om deg kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Som hovedregel vil alle dine personopplysninger slettes når du ber oss om det. Hvis din brukerkonto har vært inaktiv i mer enn 12 måneder vil vi slette den og alle personopplysninger. Vi gjør oppmerksom på at regnskapsloven kan kreve at opplysninger blir lagret lenger enn ellers for regnskapsformål.

Dine rettigheter Du har rett til å be om innsyn i hvilke opplysninger vi har registrert om deg. Disse opplysningene kan kreves utlevert ved å sende e-post til personvern@4service.no. Ved mottak av e-post med innsynsbegjæring vil vi kontakte deg og avtale den videre prosessen med hensyn til fremvisning av legitimasjon for å sikre at dine personopplysninger ikke utleveres til uvedkommende. Dersom opplysningene vi har registrert om deg er uriktige, ufullstendige eller ikke lenger er relevante, kan du når som helst få opplysningene rettet, supplert eller slettet. Dette kan gjøres ved å sende e-post til personvern@4service.no. Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger. Se https://www.datatilsynet.no for mer informasjon

Cookies

For informasjon vedrørende bruken av Cookies finner du på Nexudus sine sider: (https://help.nexudus.com/docs/privacy-policy#2-cookies-ip-addresses)

Endringer i personvernerklæringen Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Endringer av betydning vil publiseres i bookingportalen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på denne nettsiden.

Kontaktinformasjon Om du har spørsmål om personvern, ønsker å varsle om uønskede hendelser eller gi oss andre tilbakemeldinger kan du ta kontakt med oss på personvern@4service.no.